Создание задачи в Битрикс24: пошаговая инструкция

Создание задачи в Битрикс24 занимает пару минут. Достаточно открыть раздел «Задачи», нажать кнопку «Создать» и заполнить поля. В статье разобрано, как создать задачу, какие поля заполнить и как настроить шаблоны и контроль сроков.

Содержание

1. Что такое задачи в Битрикс24
2. Какие роли есть в задаче
3. Как создать задачу в Битрикс24: пошаговая инструкция
4. Какие поля заполнить при создании задачи
5. Дополнительные настройки задачи
6. Как создать задачу из живой ленты
7. Задачи и проекты в Битрикс24
8. Как создать шаблон задачи
9. Регулярные задачи в Битрикс24
10. Как контролировать задачи
11. Уведомления и комментарии в задаче
12. Советы по постановке задач
13. Частые вопросы о задачах в Битрикс24

Разберём весь процесс создания задачи по порядку. Материал подойдёт сотрудникам и руководителям компании, которые только начинают работать с Битрикс24.

Что такое задачи в Битрикс24

Задачи в Битрикс24 — это инструмент для управления работой команды. Каждая задача описывает конкретное действие с ответственным и сроком. Это помогает контролировать выполнение работы в компании.

Модуль «Задачи и проекты» решает несколько задач бизнеса.

• ставить задачи сотрудникам и контролировать сроки;
• распределять работу внутри команды;
• следить за ходом выполнения задачи;
• хранить файлы и комментарии по задаче;
• связывать задачи с проектами и CRM.

Задачи связаны с другими инструментами Битрикс24. Их можно создавать из CRM, чата или живой ленты. Чтобы открыть модуль, выберите раздел «Задачи и проекты» в меню Битрикс24. Это удобно для совместной работы команды.

Какие роли есть в задаче

В каждой задаче Битрикс24 есть несколько ролей. Они определяют, кто ставит задачу и кто её выполняет. Это помогает чётко распределить ответственность.

Основные роли в задаче перечислены ниже.

Один сотрудник может быть и постановщиком, и ответственным. Роли назначают при создании задачи. От этого зависит, кто получит уведомления.

Как создать задачу в Битрикс24: пошаговая инструкция

Создать задачу в Битрикс24 можно за несколько шагов. Сначала открывают раздел «Задачи и проекты». Затем заполняют основные поля задачи.

1. Откройте раздел «Задачи и проекты» в меню.
2. Нажмите кнопку «Создать» в правом верхнем углу.
3. Введите название задачи и её описание.
4. Назначьте ответственного сотрудника.
5. Укажите сроки и крайний срок выполнения.
6. Прикрепите файлы и сохраните задачу.

После сохранения задача появится в списке Битрикс24. Ответственный сотрудник получит уведомление. При необходимости добавьте соисполнителей и наблюдателей. Так создаётся новая задача в Битрикс24.

Важно! Указывайте чёткий срок выполнения задачи. Без дедлайна сотрудник может забыть про задачу.

Какие поля заполнить при создании задачи

При создании задачи в Битрикс24 заполняют несколько полей. От них зависит, насколько понятной будет задача. Таблица показывает основные поля задачи.

Чем точнее заполнены поля, тем понятнее задача. В описании добавьте ссылки, чек-лист и нужные файлы. Это помогает сотруднику быстрее выполнить работу. Битрикс24 сохранит все данные задачи автоматически.

Дополнительные настройки задачи

Кроме основных полей у задачи есть дополнительные настройки. Они делают задачу гибкой и удобной. Рассмотрим основные настройки подробнее.

Сроки и крайний срок

Для задачи указывают дату начала и крайний срок. Крайний срок — это дедлайн выполнения задачи. Битрикс24 напомнит о приближении срока. Так сотрудник не забудет про задачу.

Чек-лист и подзадачи

Большую задачу удобно разбить на части. Для этого используют чек-лист и подзадачи. Каждый пункт чек-листа отмечают по мере выполнения. Подзадачи помогают контролировать сложную работу.

Файлы, теги и напоминания

К задаче можно прикрепить файлы и документы. Теги помогают быстро найти нужную задачу в списке. Напоминания подскажут о важных сроках. Эти настройки делают работу с задачами удобнее.

Как создать задачу из живой ленты

Задачу в Битрикс24 можно создать прямо из живой ленты. Это быстрый способ поставить задачу коллеге. Не нужно открывать отдельный раздел.

Создание задачи из ленты занимает несколько шагов.

1. Откройте живую ленту в Битрикс24.
2. Нажмите на поле создания сообщения.
3. Выберите тип записи «Задача».
4. Введите название и добавьте ответственного.
5. Нажмите кнопку «Поставить задачу».

Так задача появится у выбранного сотрудника. Этот способ удобен для срочных дел. Задача сразу попадёт в общий список Битрикс24.

Задачи и проекты в Битрикс24

Задачи в Битрикс24 можно объединять в проекты. Проект группирует связанные задачи одной команды. Это удобно для крупных целей компании.

Работа с проектами даёт несколько преимуществ.

• проект собирает все задачи по одной цели;
• в проекте виден общий прогресс работы;
• участники проекта видят свои задачи;
• проект помогает планировать сроки;
• задачи проекта связаны между собой.

Все задачи проекта собраны в одном месте. Это упрощает контроль работы команды. Поэтому проекты часто используют для сложных процессов в Битрикс24.

Как создать шаблон задачи

Шаблон задачи нужен для повторяющихся действий. Он экономит время при создании похожих задач. Создать шаблон можно в разделе «Задачи и проекты».

Создание шаблона задачи проходит в несколько шагов.

1. Откройте раздел «Задачи и проекты».
2. Нажмите «Ещё» и выберите пункт «Шаблоны».
3. Нажмите кнопку «Создать» новый шаблон.
4. Заполните название, описание и ответственного.
5. Сохраните шаблон для будущих задач.

Готовый шаблон ускоряет постановку задач в компании. Достаточно выбрать шаблон и создать задачу. Все поля заполнятся автоматически. Это экономит время сотрудников.

Регулярные задачи в Битрикс24

Регулярная задача повторяется через заданный период. Это удобно для рутинных дел и отчётов. Битрикс24 создаёт такие задачи автоматически.

Чтобы сделать задачу регулярной, нужно настроить повторение.

• откройте создание задачи и раздел «Дополнительно»;
• выберите пункт «Повторять задачу»;
• укажите период и количество повторений;
• задайте время создания новой задачи;
• сохраните настройки регулярной задачи.

После этого задача будет создаваться сама в нужный момент. Сотрудник получит её точно в срок. Это снижает риск забыть про регулярную работу в компании.

Как контролировать задачи

Битрикс24 предлагает несколько способов контроля задач. Руководитель видит статус и сроки каждой задачи. Это помогает следить за работой команды.

Для контроля задач используют разные представления.

Руководитель выбирает удобное представление задач. Выберите канбан, чтобы видеть стадии работы, или Ганта для сроков. Так контролировать выполнение задач в Битрикс24 становится проще.

Уведомления и комментарии в задаче

Битрикс24 присылает уведомления по каждой задаче. В самой задаче можно оставлять комментарии. Это помогает обсуждать работу прямо в задаче.

Возможности обсуждения задачи перечислены ниже.

• добавляйте комментарии прямо в задаче;
• прикрепляйте файлы и данные к обсуждению;
• отмечайте коллег в комментариях задачи;
• получайте уведомления об изменениях;
• следите за обновлениями задачи в реальном времени.

Все обсуждения хранятся внутри задачи. Сотрудник всегда видит историю работы. Это экономит время и снижает число ошибок.

Советы по постановке задач

Правильная постановка задачи ускоряет её выполнение. Чёткая задача понятна сотруднику без вопросов. Ниже полезные советы по созданию задач.

• формулируйте название задачи коротко и ясно;
• указывайте конкретный результат в описании;
• назначайте одного ответственного за задачу;
• ставьте реальные сроки выполнения;
• прикрепляйте нужные файлы и ссылки.

Важно! У задачи всегда должен быть один ответственный. Иначе никто не отвечает за результат.

Итоги

Создание задачи в Битрикс24 — это простой и быстрый процесс. Достаточно заполнить поля, назначить ответственного и указать сроки. Шаблоны и регулярные задачи ускоряют работу команды.