Битрикс24: создание полей в CRM и карточках

Создание полей в Битрикс24 позволяет адаптировать CRM под задачи бизнеса. Пользовательские поля добавляются в карточки лидов, сделок, контактов и компаний за пару минут. В статье разобрано, какие типы полей есть в Битрикс24, как создать поле и настроить его для работы.

Содержание

1. Что такое пользовательские поля в Битрикс24
2. Зачем нужны пользовательские поля
3. Стандартные и пользовательские поля
4. Где можно создать поля
5. Типы пользовательских полей
6. Как создать поле в карточке CRM
7. Настройки поля после создания
8. Поля в фильтрах и отчётах
9. Поля в автоматизации и процессах
10. Советы по работе с полями
11. Частые ошибки при создании полей
12. Частые вопросы о полях в Битрикс24

Разберём создание полей по порядку: от типов до настройки и использования.

Что такое пользовательские поля в Битрикс24

Пользовательские поля — это дополнительные поля в карточках Битрикс24. Их создаёт сама компания в Битрикс24 под свои данные. Стандартного набора часто не хватает бизнесу. Не путайте с CMS «1С-Битрикс»: там поля называются свойствами, а здесь речь про Битрикс24.

Пользовательские поля в Битрикс24 позволяют хранить разное.

• характеристики клиентов и компаний;
• параметры сделки: источник, сегмент, тип услуги и услуг;
• дополнительные контакты, адреса и адрес доставки;
• внутренние пометки для менеджеров;
• данные для отчётов и аналитики.

Поля отображаются в карточке Битрикс24 рядом со стандартными. Менеджеры заполняют их в Битрикс24 при работе с клиентом. Так CRM хранит всю нужную информацию.

Зачем нужны пользовательские поля

Каждый бизнес работает со своими данными. Универсальная CRM Битрикс24 не знает специфику компании из коробки. Пользовательские поля решают эту проблему при внедрении.

Создание своих полей даёт бизнесу несколько выгод.

• карточки хранят данные под процессы компании;
• менеджеры фиксируют информацию в одном месте;
• отчёты строятся по нужным параметрам;
• фильтры находят клиентов по любому признаку;
• автоматизация использует значения полей.

Без своих полей данные в Битрикс24 расползаются по комментариям. С полями информация структурирована — это база успешного внедрения.

Стандартные и пользовательские поля

В Битрикс24 есть два вида полей. Стандартные поля встроены в Битрикс24 изначально. Пользовательские создаются компанией дополнительно.

Различия видов полей удобно сравнить.

Стандартных полей Битрикс24 хватает для базовой работы. Пользовательские поля закрывают специфику бизнеса. Вместе они формируют полную карточку клиента.

Где можно создать поля

Поля создаются в разных сущностях Битрикс24. Чаще всего их добавляют в CRM Битрикс24. Список основных мест такой.

• лиды — данные о заявках с сайта;
• сделки — параметры продаж;
• контакты — информация о людях;
• компании — данные об организациях;
• задачи, счета и смарт-процессы — поля есть и в задачах.

Поле в Битрикс24 создаётся отдельно для каждой сущности, и настройку поля задают тоже отдельно. Поле сделки не появится в контакте автоматически. Это важно учитывать при настройке структуры CRM. Настройте поля для каждой сущности отдельно.

Типы пользовательских полей

При создании поля в Битрикс24 выбирается его тип. Тип определяет, какие данные хранит поле. В Битрикс24 доступны основные типы.

Тип «Список» в Битрикс24 — самый востребованный для отчётов. Он исключает разнобой в данных: менеджеры выберите-и-готово работают со списком — выберите значение, и карточка заполнена единообразно.

Как создать поле в карточке CRM

Создать поле в Битрикс24 можно прямо из карточки. Способ работает для лида, сделки, контакта и компании. Ниже пошаговая инструкция.

1. Откройте карточку нужной сущности в CRM.
2. Перейдите вниз карточки и нажмите кнопку «Добавить поле».
3. Выберите тип поля: строка, число, список или другой.
4. Укажите название поля, понятное менеджерам.
5. Задайте значения, если выбран тип «Список».
6. Сохраните поле — оно появится во всех карточках.

Поле сразу доступно для заполнения в Битрикс24. Создавать поля может администратор или сотрудник с правами доступа.

Важно! Продумайте структуру полей заранее. Лишние поля загромождают карточку и путают менеджеров.

Настройки поля после создания

После создания поле можно донастроить под задачи. Настройка занимает минуту. Настройки открываются в разделе полей CRM Битрикс24. В настройках доступны несколько важных параметров.

• обязательное поле — без него карточка не сохранится;
• множественное поле — несколько множественных значений сразу;
• настройка показа в фильтре и списке;
• обязательность на определённой стадии сделки;
• порядок и раздел в карточке.

Обязательные поля дисциплинируют заполнение данных. Менеджер не закроет сделку без нужной информации. Это повышает качество базы клиентов.

Поля в фильтрах и отчётах

Созданные поля работают в фильтрах и отчётах. По ним сегментируется база клиентов в Битрикс24. Это главная польза пользовательских полей.

Поля используются в аналитике по-разному.

• фильтр по значению поля в списке сделок;
• сегменты клиентов для рассылок;
• отчёты по источникам и сегментам;
• группировка продаж по своим параметрам;
• выгрузка данных с нужными полями в 1С и таблицы.

Например, поле «Сегмент» делит клиентов на группы. Отчёт покажет продажи по каждому сегменту. Так данные превращаются в управленческие решения. Отчёт подсказывает решение по каждому сегменту.

Поля в автоматизации и процессах

Значения полей запускают автоматизацию в Битрикс24. Роботы и триггеры Битрикс24 читают данные из полей. Это экономит время сотрудников.

Сценарии автоматизации с полями выглядят так.

• робот ставит задачу при заполнении поля;
• уведомление руководителю при нужном значении;
• смена стадии сделки по значению поля;
• подстановка значений полей в документы и интеграции;
• правила заполнения на стадиях сделки.

Такое решение связывает данные и бизнес-процессы компании. Чем точнее структура полей, тем мощнее автоматизация.

Советы по работе с полями

Несколько правил упрощают работу с полями. Они выручают при настройке и внедрении Битрикс24. Правила проверены на практике внедрения CRM и помогают при внедрении с нуля.

• называйте поля понятно для менеджеров;
• используйте списки вместо свободного текста;
• настраивайте обязательными только важные поля;
• группируйте поля по разделам карточки;
• удаляйте неиспользуемые поля раз в квартал.

Аккуратная структура полей Битрикс24 ускоряет работу отдела. Менеджеры быстрее заполняют карточки и меньше ошибаются.

Частые ошибки при создании полей

При создании полей часто допускают ошибки. Они мешают работе в Битрикс24 и портят данные. Их полезно знать заранее.

• слишком много полей в карточке;
• свободный текст там, где нужен список;
• дубли полей с разными названиями;
• все поля сделаны обязательными;
• нет ответственного за структуру полей.

Большинство ошибок исправляется наведением порядка. Аудит полей раз в несколько месяцев решает проблему — это часть внедрения порядка.

Итоги

Создание полей в Битрикс24 адаптирует CRM под данные и процессы компании. Поле добавляется из карточки за минуту: выберите тип, укажите название и сохраните. Главное — продуманная структура: списки вместо текста, понятные названия и только нужные обязательные поля.